Manual del Portal de Clubes
Guía de trabajo para la persona responsable del club: qué revisar primero, cómo completar cada gestión y dónde consultar su resultado.
Acceso e inicio
Entrar en el acceso de clubes e introducir el usuario y la clave asignados al club. Desde la pantalla inicial se ven avisos, contadores, tareas pendientes y accesos a las gestiones principales.
- Cada club dispone de una única cuenta de administración, gestionada por su responsable.
- La primera vez que se entra, el portal pide cambiar la contraseña inicial enviada por Federación por una propia.
- Si se olvida la contraseña, usar el enlace «¿Has olvidado la contraseña?» de la pantalla de acceso: llega un correo con un enlace para crear una nueva (caduca en 60 minutos).
- En móvil, «Qué hacer hoy» aparece antes que los contadores: cada aviso incluye el acceso directo para resolverlo.
- Los clubes de Aikido y Kendo ven solo las áreas que les corresponden; no se muestra el calendario ni la actividad organizada de Judo.
- El manual está disponible desde el landing de clubes y desde el menú lateral del portal.
- Para salir, usar siempre el enlace Salir del menú.
Deportistas
Desde Deportistas se consulta el listado del club y se accede a cada ficha. Se puede buscar por nombre, DNI, licencia o código, cambiar entre federados y no federados, activar columnas extra y crear nuevas fichas.
- Revisar especialmente nombre, apellidos, DNI, fecha de nacimiento, sexo, deporte y grado.
- La importación desde Excel se sube primero y después se revisan las filas antes de confirmar. Si una persona ya pertenece a otro club, no se duplica: debe solicitarse el cambio a Federación.
- La ficha individual permite imprimir licencias y modificar datos cuando sea necesario.
Solicitudes de familias
En el menú «Familias» y en Deportistas, Mi club o Inicio se puede abrir «Gestionar enlace y solicitudes». El club comparte un enlace estable y revisa cada cambio de correo o prealta antes de modificar el censo.
- El enlace permite solicitar un cambio de correo o un alta. La solicitud no crea fichas, licencias, cobros ni cuentas de acceso por sí sola.
- La familia confirma el correo desde el enlace recibido. Solo entonces aparece en Pendientes de revisar.
- Antes de aprobar un cambio de correo, comprobar la ficha propuesta: solo se actualiza su correo. Si se corrige la dirección propuesta, se pide una nueva confirmación.
- En un alta, el DNI/NIE debe ser siempre el del deportista. Si no lo tiene o se desconoce, se deja vacío y el sistema asigna el siguiente código interno correlativo del club.
- Se pueden seleccionar todas las solicitudes visibles, quitar casos y revisar el lote. El portal excluye y explica las no confirmadas, duplicadas, vinculadas a otro club o incompletas.
- El enlace se puede pausar o regenerar desde la bandeja; regenerarlo no borra las solicitudes ya recibidas.
Fotos de deportistas
La foto se cambia desde la ficha del deportista, en Cambiar foto. El portal exige encuadrar la cara antes de guardar y genera una imagen preparada para los documentos federativos.
- En móvil se puede usar Cargar archivo o Usar cámara.
- La cámara se abre por defecto como Principal; si hace falta, se puede cambiar a Selfie.
- Antes de guardar hay que ajustar el recuadro para dejar la cara centrada y un margen pequeño alrededor.
- Al confirmar, el portal limpia el fondo y deja la foto preparada a proporción carnet.
Licencias y seguro
Desde Licencias se preparan altas y renovaciones. El club revisa el lote completo antes de enviarlo a Federación; el cargo se genera porque las solicitudes del club se consideran firmes.
- Marcar los deportistas que correspondan y preparar el trámite para enviar a Federación.
- Si el club tiene varias disciplinas, «Varias disciplinas» permite seleccionar a un deportista y marcar, por ejemplo, aikido y defensa personal. Se añaden al mismo lote con una ficha y licencia propias por disciplina, conservando la identidad y los grados separados.
- Comprueba qué línea figura como «2.ª licencia». Si retiras la primera y no hay otra vigente en la temporada, se recalcula la tarifa. Federación puede bonificar las líneas concretas al revisar la preliquidación; el club ve después las bonificadas a cero.
- La licencia nacional queda tramitada cuando Federación confirma la exportación del cargador, nunca por una simple descarga de prueba.
- La ampliación de seguro de deportistas en edad escolar puede solicitarse en el mismo proceso de licencia o posteriormente. Es obligatoria para competir fuera de Cantabria.
- Antes del envío, comprobar DNI, fecha de nacimiento, sexo, dirección, código postal, población y email personal o del tutor.
- Después de una remesa, el club recibe el listado de licencias que no pudieron enviarse por falta de email y puede completar el dato para reintentarlas.
- En Impresión se descargan PDFs o ZIP de licencias ya disponibles; no se añaden deportistas al lote desde ahí.
Colegiaciones y homologación del club
Esta área reúne colegiaciones docentes y arbitrales, primeras afiliaciones, renovaciones y la homologación anual del club.
- La homologación vencida aparece con la opción de renovarla; al solicitarla se genera la liquidación y se remite por correo.
- Las colegiaciones importadas de la temporada actual ya constan pagadas y tramitadas; no deben volver a solicitarse.
- Para un alta nueva puede ser necesario adjuntar el título o certificado. Las rectificaciones quedan pendientes de aprobación de Federación.
- Si una persona no cumple los requisitos de coach, el portal no la ofrecerá como coach válido.
Eventos e inscripciones
Desde Eventos se ven los eventos publicados para el club. Se puede abrir un evento, inscribir deportistas si la inscripción está abierta y consultar o editar inscritos cuando el portal lo permita.
- Mis inscritos muestra el histórico de inscripciones del club.
- Hasta la fecha límite indicada se pueden corregir los datos permitidos. Normalmente las inscripciones cierran el martes anterior a la competición.
- Cuando Federación abre el pase de lista, el club puede marcar Está o No está desde el móvil.
- Al terminar la revisión de asistencia, enviar el OK del club.
Cursos de arbitraje
Los clubes de Judo pueden inscribir alumnos en cursos de oficial, juez árbitro y árbitro autonómico. La promoción nacional la registra Federación cuando se obtiene.
- Revisar los requisitos y datos de contacto antes de confirmar la inscripción.
- Las inscripciones aceptadas se incorporan a la liquidación del club.
- El historial y las acreditaciones quedan vinculados a la ficha del deportista.
Kyus, DAN y AFP
Kyus, DAN y AFP funcionan como áreas separadas para sus trámites específicos. El portal muestra qué deportistas pueden solicitarse y qué casos quedan bloqueados por requisitos.
- En Kyus se preparan solicitudes de grado y actas, revisando permanencia y licencias históricas cuando proceda.
- En DAN se comunican promociones pendientes que no se hayan aplicado después de un examen realizado fuera de Cantabria.
- También se usa para solicitar correcciones de fecha de examen o paso de grado cuando una fecha esté mal importada.
- Los exámenes DAN abiertos para inscripción se gestionan desde Eventos, no desde la solicitud puntual de DAN.
Circulares y tecnificación
Circulares reúne las comunicaciones generales y las de Tecnificación para clubes de Judo. Las convocatorias siguen accesibles desde Actividad cuando requieren propuestas o seguimiento.
- Las circulares generales llegan a todos; las de Judo, Aikido o Kendo solo a los clubes correspondientes.
- En Tecnificación, la convocatoria indica programa, plazo y deportistas que el club puede proponer; las convocatorias cerradas se consultan como histórico.
- El programa se identifica por el año en que se convoca y continúa vigente hasta la siguiente convocatoria.
Pagos y facturas
Pagos muestra liquidaciones, estado, fecha, número, importe y PDF. Facturas permite consultar proformas y facturas, y solicitar la factura oficial cuando corresponda.
- Mantener email, teléfono y responsable actualizados facilita los avisos de Federación.
- Consultar Pagos si aparece alguna liquidación pendiente.
- Cuando se necesita factura, abrir la liquidación o proforma y usar «Solicitar factura»; Federación recibe también el aviso de gestión.
- La factura disponible queda accesible en el histórico del club y puede descargarse de nuevo.
Informes, impresión y Mi club
Informes exporta listados del club en Excel o PDF. Impresión reúne licencias y certificados descargables. Mi club conserva los datos administrativos y de contacto.
- Usar Informes para listados de trabajo y comprobar siempre los filtros aplicados.
- Usar Impresión para documentos federativos ya generados.
- Actualizar en Mi club el email de la cuenta responsable cuando cambie la persona encargada.
Recomendación de uso diario
- Entrar en Inicio y resolver, por orden, las acciones de «Qué hacer hoy».
- Revisar Inscripciones si hay cierres próximos o pase de lista.
- Revisar Licencias si hay un lote pendiente de enviar o datos incompletos.
- Actualizar fotos cuando haya documentos federativos que requieran imagen de carnet.
- Consultar Pagos o Facturas si aparece alguna gestión económica pendiente.
- Usar Deportistas solo cuando haya que buscar, corregir o dar de alta fichas.